Recupero di efficienza, miglioramento delle prestazioni | Every Software Solutions


Benefici



Recupero di efficienza, miglioramento delle prestazioni (e risparmio fino all'80% dei costi complessivi del processo)






L’ultimo "Quaderno del fare" preparato dall’Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Dipartimento di Ingegneria Gestionale del Politecnico di Milano (Maggio 2012), è esplicito.
Portare avanti i compiti amministrativo/gestionali con i vecchi metodi e utilizzando prevalentemente supporti cartacei e attività manuali è perdente.
Oggi il passaggio alla dematerializzazione è possibile sia tecnicamente che normativamente ed i benefici che se ne possono trarre superano di gran lunga le più rosee aspettative.



Dematerializzare con Share/*






L'adozione di Share/* avviene gradualmente, senza richiedere adattamenti o personalizzazioni e in modo totalmente trasparente rispetto agli utenti e all'infrastruttura IT preesistente.
Gli ambiti su cui si focalizza sono il ciclo attivo e quello passivo.
I processi coinvolti riguardano:



Ciclo Attivo




distribuzione automatica di tutti i documenti alla clientela tramite gli opportuni canali di delivery




archiviazione di Conferme d'Ordine, DDT, Fatture e degli altri documenti del ciclo attivo




generazione di Fatture Elettroniche




conservazione sostitutiva a norma delle Fatture




disponibilità di tutti i documenti per inquiry a fini gestionali



Ciclo Passivo




archiviazione di Ordini Fornitori, DDT passivi, Movimenti di entrata merce (carico di magazzino), Fatture Fornitori, Bolle Doganali, Certificati d'importazione




distribuzione automatica di Ordini d'Acquisto e Ordini di Pagamento




conservazione sostitutiva a norma dei flussi dei DDT e delle Fatture




disponibilità di tutti i documenti per inquiry a fini gestionali



Riflessi interni dei cambiamenti organizzativi introdotti










Eliminazione di tutte le attività manuali per la gestione dei documenti, sia per quanto riguarda l'originale da distribuire, sia per gli archivi operativi e fiscali.




Eliminazione degli archivi operativi e fiscali dei documenti del ciclo passivo, sostituiti da una fase di scansione dei documenti con indicizzazione automatica grazie alla protocollatura tramite QRcode.




Eliminazione delle operatività di stampa e archiviazione fiscale dei libri e dei registri contabili.




Accesso immediato a tutti i documenti archiviati con azzeramento dei tempi di ricerca e consultazione.



Benefici della dematerializzazione dei documenti scambiati con clienti, fornitori, collaboratori, partner, ...










Eliminazione delle attività di stampa, fotocopiatura e archiviazione, con riduzione di attrezzature, materiali di consumo, e relativa gestione.




Azzeramento dei tempi di trasmissione dei documenti emessi e ricevuti.




Si è sempre in grado di sapere chi ha ricevuto cosa e quando (vedi data e ora della presa in carico).




Con la distribuzione controllata delle fatture migliorano anche i giorni medi d'incasso.




Tramite gli stessi canali si veicolano anche certificati o documenti per i quali oggi si utilizzano sistemi di spedizione costosi.




Si azzerano i tempi di ricerca e consultazione (i documenti sono sempre disponibili e visualizzabili con un semplice clic del mouse).




S'incrementa la produttività, l'elasticità e si focalizzano le risorse sul servizio al cliente.




Si riducono i costi per la distribuzione dei documenti verso l'esterno



Se il destinatario non è ancora pronto, continua a ricevere fisicamente le fatture o gli altri documenti via Postel o Fax.
Quando comprende l'utilità di un documento elettronico per semplificare e automatizzare anche i suoi processi di business (o per evitare la gestione di stanziamenti e ratei passivi e anticipare la deduzione dell'IVA, nel caso delle fatture), con un click modifichi la sua modalità di delivery abilitandolo alla ricezione elettronica.



I vantaggi del modello SaaS (Software as a Service)






Fino a ieri queste tecnologie erano appannaggio solo di quelle organizzazioni con grandi dipartimenti IT che potevano permettersi gli investimenti necessari per adottare soluzioni di automazione sofisticate.
Oggi, con i servizi Software as a Service di Share/*, sono anche a tua disposizione e ti permettono di competere con chiunque in efficienza, costo per documento e livello di servizio.



Il modello SaaS sposta l'onere per l'adozione di una soluzione dal capitale alle operation, rimuovendo le barriere di acquisizione e i costi per l'avviamento. La scalabilità di Share/* ti permette di iniziare ad operare anche se non tutti i destinatari sono pronti o disposti ad accettare la ricezione di documenti elettronici.


Puoi iniziare veicolando verso l'e-delivery solo i flussi più importanti (ad esempio le fatture clienti) e, man mano, dirottarvi anche gli altri documenti che devi distribuire (conferme d'ordine, ordini di acquisto, recupero crediti, certificati, riepiloghi periodici, ecc.) o che ricevi da fornitori e partner.
Il costo del servizio, i risparmi e l'efficienza che ne consegue, migliorano gradualmente, in proporzione all'uso che ne fai. E tutto quello di cui hai bisogno per partire è una connessione internet.



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